V-Sales — Glossar

Rollen & Personas

Wer arbeitet mit dem System — und wie

Sales Rep

Sales Representative / Außendienstmitarbeiter

Rolle

Regionaler Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, der Händler und weitere Partner vor Ort besucht. Der Sales Rep ist der primäre Nutzer der mobilen Erfassungsansicht.

Im MVP sind regionale Sales Reps in Deutschland aktiv. Sie erfassen Aktivitäten direkt nach dem Besuch — Ziel: unter 60 Sekunden.

Vertriebsdirektor

Sales Director / Vertriebsleitung

Rolle

Überregional verantwortliche Führungskraft, die Vertriebsaktivitäten anlegt, KPIs überwacht und das System strategisch steuert. Hat Zugriff auf das Management-Dashboard und alle Regionen.

Einzige Rolle mit Schreibrecht auf die Tabelle Maßnahmen.

App Champion

Internal Change Owner

Rolle

Interne Ansprechperson, die bei Rückfragen der Reps erste Anlaufstelle ist und die Systemqualität im Alltag sicherstellt. Keine technische Rolle — eher kulturelle Verankerung.

Wird im Kick-off-Meeting benannt. Entscheidend für nachhaltige Adoption im Pilot-Zeitraum.

Partner

Trade Partner / Multiplikator

Rolle

Jede externe Organisation, die von Sales Reps besucht wird. Umfasst Händler, Interior Designer, Architekten und Schreiner. Partner sind Stammdaten im System — keine Endkunden.

Im System als eigene Datentabelle geführt. Jeder Partner hat Zielgruppe, Region, Potenzial-Klasse und Segment.

System & Technik

Plattformen, Architektur, Deployment

V-Sales

Project Name / System Name

System

Das Gesamtsystem: ein schlankes, mobiles Aktivitätserfassungs- und Steuerungstool für den Vertrieb. Kein CRM-Ersatz — sondern ein präzises Instrument für Besuchsdokumentation und Echtzeit-KPIs.

Besteht aus drei Schichten: Backend-Datenbank (Datenhaltung), Web-Frontend (Benutzeroberfläche) und KI-Layer (Analyse).

Backend-Datenbank

Cloud Database / Datenhaltung

System

Cloudbasiertes Datenbank-Backend von V-Sales. Enthält alle vier Kerntabellen (Team, Partner, Maßnahmen, Aktivitäten) und stellt die Datenschnittstellen für die Benutzeroberflächen bereit.

Datenzugriff erfolgt ausschließlich über den API-Server — keine direkten Client-Zugriffe auf die Datenbank.

Web-Frontend

Frontend Layer / UI Layer

System

Die web-basierte Benutzeroberfläche von V-Sales. Das System nutzt zwei getrennte Ansichten: die mobile Erfassungsansicht (Rep Mobile View) und das Desktop-Dashboard für die Direktion (Management-Dashboard).

Strikte Trennung von Datenerfassung (mobil) und Analyse (Desktop) — bewusste Designentscheidung für Benutzerfreundlichkeit.

MVP

Minimum Viable Product

System

Der initiale, bewusst schlanke Funktionsumfang von V-Sales für die Pilotphase. Umfasst: Login, Partner-Liste mit Filter, Aktivitäts-Erfassung, KPI-Charts für die Direktion und Vertriebsaktivitäten-Kanban. Nichts darüber hinaus.

MVP-Scope ist genehmigt. Erweiterungen (z.B. Offline-Modus, CRM-Integration) kommen erst nach Pilot-Evaluation.

PWA

Progressive Web App

System

Web-basierte Anwendung, die sich auf dem Smartphone wie eine native App verhält — ohne App-Store-Verteilung. Ermöglicht ein eigenständiges Markenerlebnis und kann über MDM verteilt werden.

Im MVP: Standard-Option. Bei guter Netzabdeckung des Außendienstes kein technischer Zwang zur PWA.

MDM

Mobile Device Management

System

Unternehmensweite Verwaltung von Mobilgeräten durch die IT-Abteilung. Kann App-Installationen vorschreiben, steuern oder blockieren. Relevant für den Rollout, wenn firmeneigene iPhones mit MDM-Richtlinien betrieben werden.

Frühzeitige IT-Einbindung ist kritisch, um Rollout-Verzögerungen zu vermeiden.

Rollup-Feld

Rollup / Aggregationsfeld

System

Ein Datenbankfeldtyp, der automatisch Werte aus einer verknüpften Tabelle aggregiert. Im V-Sales System wird Rollup genutzt, um das Datum des letzten Besuchs (Last Visit) pro Partner automatisch zu berechnen.

Formel: MAX(values) auf Visit Date aus der Tabelle Aktivitäten. Keine manuelle Pflege nötig.

CRM

Customer Relationship Management

System

Softwaresystem zur umfassenden Verwaltung von Kundenbeziehungen (Angebote, Aufträge, Kommunikationshistorie). V-Sales ist ausdrücklich kein CRM — es ergänzt oder ersetzt ein CRM nicht, sondern schließt den Engpass der Besuchsdokumentation.

Kernunterschied: CRM verwaltet Kundenbeziehungen ganzheitlich. V-Sales erfasst Außendienst-Aktivitäten in Echtzeit.

Daten & Felder

Stammdaten, Felder, Klassifikationen

Aktivität

Activity / Field Visit Log

Datenbegriff

Ein einzelner dokumentierter Besuch eines Sales Reps bei einem Partner. Das zentrale Datenobjekt im System. Jede Aktivität verbindet: welcher Rep, welchen Partner, im Rahmen welcher Maßnahme, mit welchem Ergebnis und wann besucht hat.

Zieldauer der Erfassung: unter 60 Sekunden vor Ort. Primär-Felder: Partner Link, Campaign Link, Outcome Status, Visit Notes, Visit Date.

Visit Notes

Besuchsnotiz / Freitext-Feedback

Datenbegriff

Freitextfeld einer Aktivität für qualitatives Feedback des Sales Reps. Kann getippt oder per Diktatfunktion (Sprache-zu-Text) eingegeben werden. Ist das primäre Datenmaterial für die KI-Analyse in NotebookLM.

Empfehlung: Keine strukturierten Details eintippen — kurz sprechen, diktierten Text nutzen. Nur Klicks für strukturierte Felder (Partner, Maßnahme, Status).

Outcome Status

Besuchsergebnis / Abschlussstatus

Datenbegriff

Pflichtfeld jeder Aktivität, das das Ergebnis des Besuchs in vier Kategorien klassifiziert: Noch offen — In Arbeit / Pitch erfolgt — Erfolgreich (Zusage/Bestellt) — Abgelehnt / Kein Interesse.

Grundlage für KPI-Auswertungen (Conversion-Rate, Erfolgsquote) und Prompt-Analysen in NotebookLM.

Target Group

Zielgruppe / Partnertyp

Datenbegriff

Klassifikation eines Partners nach Handelskanal. Optionen: Händler · Interior Designer · Architekt · Schreiner. Steuert, welche Vertriebsaktivitäten einem Partner auf dem Smartphone des Reps angezeigt werden.

Zielgruppen-Zuordnung in Maßnahmen = Relevanz-Steuerung im Frontend. Nur Maßnahmen, deren Target Audience mit dem Partnertyp übereinstimmt, erscheinen zur Auswahl.

Potential

Partner-Potenzialklasse / ABC-Klassifizierung

Datenbegriff

Dreigliedrige Priorisierung eines Partners nach strategischem Umsatz- oder Entwicklungspotenzial: A-Partner (höchste Priorität) · B-Partner · C-Partner. Steuert die Besuchsfrequenz und Ressourcenallokation.

Wird bei der Stammdaten-Pflege gesetzt. Grundlage für Filterfunktionen im Rep Mobile View und KPI-Segmentierung.

Focus Segment

Geschäftssegment / Spezialisierung

Datenbegriff

Mehrfachauswahl-Feld am Partner, das den Schwerpunkt seines Geschäftsmodells beschreibt. Drei Optionen: Objektgeschäft · Premium High-End · Klassischer Innenausbau. Ermöglicht segmentbezogene Auswertungen.

Kombiniert mit Target Group erlaubt Focus Segment präzise Vertriebsaktivitäten-Zielgruppensteuerung, z.B. nur Architekten im Objektgeschäft.

Last Visit

Letzter Besuch / Besuchsdatum

Datenbegriff

Automatisch berechnetes Datum des jüngsten Besuchs bei einem Partner. Wird via Rollup-Feld aus der Tabelle Aktivitäten gezogen (MAX der Visit Date-Werte). Zeigt ohne manuelle Pflege, wann zuletzt besucht wurde.

Kernindikator für Besuchs-Frequenz-Monitoring. Partner ohne kürzliche Besuche können direkt in der Rep Mobile View identifiziert werden.

Activity ID

Aktivitäts-Identifier

Datenbegriff

Automatisch generierter, eindeutiger Bezeichner jeder Aktivität. Setzt sich zusammen aus Partner-Name, Vertriebsaktivitäten-Titel und Besuchsdatum. Formel: CONCATENATE({Partner}, " | ", {Vertriebsaktivität}, " (", Datum, ")").

Wird nicht manuell eingegeben. Dient der eindeutigen Referenzierung beim CSV-Export für NotebookLM.

Prozesse & SOPs

Wiederkehrende Abläufe, Standard Operating Procedures

Maßnahme

Campaign / Initiative

Prozess

Eine definierte Vertriebsinitiative, die von der Vertriebsleitung angelegt wird (z.B. „Q3 V6000 Display Upgrade"). Jede Maßnahme hat: Titel, Beschreibung (Briefing für Außendienst), Zielgruppen, Status und Deadline.

Nur Maßnahmen mit Status Aktiv erscheinen auf den Smartphones der Reps. Inaktive oder geplante Vertriebsaktivitäten sind unsichtbar.

SOP

Standard Operating Procedure / Standardprozess

Prozess

Dokumentierter Standardablauf, der sicherstellt, dass wiederkehrende Aufgaben fehlerfrei und konsistent ausgeführt werden. V-Sales kennt drei SOPs: Freitags-Synchronisation, Montags-Briefing und Vertriebsaktivitäten-Anlage.

SOPs sind verbindlich — kein Ermessensspielraum. Abweichungen führen zu Datenverlust oder KI-Halluzinationen in NotebookLM.

SOP 01 — Freitags-Synchronisation

Weekly Data Sync

Prozess

Wöchentlicher Prozess (freitags 16:00 Uhr), verantwortet von der Vertriebsdirektion: CSV-Export der Aktivitätsdaten aus dem System → Upload in NotebookLM. Überführt strukturierte Außendienst-Daten in den kognitiven Analyse-Layer.

Exaktes Format: Feedback_KW[X].csv. Alten Datensatz in NotebookLM vorher löschen, um Dubletten zu vermeiden. 60 Sekunden Indexierungszeit einplanen.

SOP 02 — Montags-Briefing

Weekly Field Prep

Prozess

Wöchentliche Vorbereitung der Sales Reps vor der ersten Fahrt (montags). Rep öffnet NotebookLM auf dem Smartphone, generiert ein Audio Overview oder stellt eine gezielte Chat-Abfrage zu seiner Region für die anstehenden Termine.

Ziel: Wissensvorsprung durch Kenntnisse über Vorgänger-Besuche in der Region. Stärkt Gesprächsvorbereitung ohne zusätzliche Meetings.

Pilotphase

Pilot Period / Testphase

Prozess

Der initiale 90-tägige Rollout von V-Sales in 2 Vertriebsregionen. Dient der Validierung aller Hypothesen: Benutzerakzeptanz, Datenqualität, KPI-Aussagekraft und technische Stabilität. Am Ende steht eine Executive-Präsentation an die Geschäftsleitung.

Erfolgskriterien werden vorab definiert. Die Pilotphase ist kein „Probieren" — sie ist ein strukturiertes Beweis-Verfahren für den Business Case des Systems.

CSV-Export

Data Export / Datenexport

Prozess

Standardisierter Export der Aktivitätsdaten aus dem System als Comma-Separated Values-Datei. Wöchentliche Schnittstelle zwischen dem strukturierten Backend und dem KI-Analyse-Layer NotebookLM.

Export muss alle relationalen Spalten enthalten (Partner Name, Campaign Title, Logged By, Outcome Status, Visit Notes).

Relevanz-Steuerung

Content Targeting / Campaign Filtering

Prozess

Mechanismus, durch den die Vertriebsleitung steuert, welche Maßnahmen einem Sales Rep beim Besuch welches Partners angezeigt werden. Grundlage: Abgleich zwischen dem Partnertyp (Target Group) und den Zielgruppen der aktiven Maßnahmen.

Beispiel: Maßnahme „VIP-Gala" mit Target Audience „Architekt" erscheint nur, wenn der besuchte Partner als Architekt klassifiziert ist.

KI-Layer & Analyse

NotebookLM, Prompts, kognitive Intelligenz

NotebookLM

AI Knowledge Engine / Kognitiver Layer

KI-gestützte Analyse-Plattform von Google, die als Wissenszentrale des V-Sales Systems fungiert. Versteht unstrukturierte Besuchsnotizen und stellt Zusammenhänge ohne manuelles Tagging oder SQL-Abfragen her.

Wird mit zwei statischen Quellen (Produkt-Handbuch, B2B-Konditionen) und einer dynamischen wöchentlichen Quelle (CSV der Aktivitäten) gespeist.

Kognitiver Layer

AI Analysis Layer / Intelligence Layer

Die dritte Schicht des V-Sales Systems (neben Backend und Frontend): die KI-basierte Analyse durch NotebookLM. Wandelt rohe Besuchsnotizen in managementrelevante Erkenntnisse um — Barrieren, Muster, Chancen, Wettbewerbs-Signale.

Ohne regelmäßige Datenversorgung (SOP 01) verliert der kognitive Layer seine Aktualität und Präzision.

Prompt

KI-Abfrage / Eingabe

Strukturierte Texteingabe in NotebookLM, die eine gezielte Analyse auslöst. V-Sales definiert drei validierte Kern-Prompts für die Vertriebsdirektion: Barrieren-Analyse, Chancen-Scanner und Wettbewerber-Trigger-Analyse.

Prompts sollten Vertriebsaktivitätenname, Region und Zeitraum enthalten, um präzise Antworten zu erhalten. Unpräzise Prompts führen zu vagen Antworten.

Audio Overview

KI-generiertes Audio-Briefing

NotebookLM-Funktion, die einen gesprochenen Zusammenfassungs-Podcast aus den Quelldaten generiert. Sales Reps nutzen dieses Feature für das wöchentliche Montags-Briefing — als Einzel-Anhören vor der ersten Fahrt.

Wird immer dann neu generiert, wenn der Freitags-Upload frische Daten enthält. Optimiert für Smartphone-Nutzung unterwegs.

Statische Kontext-Quelle

Static Knowledge Base

Dauerhaft im NotebookLM hinterlegte Referenzdokumente, die den KI-Antworten kommerziellen und produktbezogenen Kontext geben. Zwei Typen: Produktlinien-Handbuch/V6000-Spezifikationen und aktuelle B2B-Konditionsvereinbarungen.

Wird nur bei Produkt-/Modellwechseln oder Preisanpassungen (quartalsweise) aktualisiert. Kein wöchentlicher Aufwand.

Dynamische Feedback-Quelle

Live Data Feed / Wöchentliche Datenquelle

Die wöchentlich aktualisierte Datenquelle in NotebookLM: der CSV-Export der Außendienst-Besuchsnotizen aus dem System. Gibt der KI aktuelles Markt-Feedback als Grundlage für präzise Analysen.

Wird jeden Freitag via SOP 01 ausgetauscht. Alte CSV-Datei muss vor dem Upload gelöscht werden — sonst Duplikate und verfälschte Auswertungen.

Wettbewerber-Trigger-Signal

Competitive Intelligence Signal

Spezifischer NotebookLM-Prompt, der Besuchsnotizen nach Hinweisen auf Wettbewerber-Aktivitäten bei Partnern analysiert (Aktionen, Promotionen, Empfehlungen durch Reps). Liefert wöchentliches Wettbewerbs-Radar für die Vertriebsdirektion.

Beispiel-Prompt: „Gibt es in den Besuchsnotizen Hinweise darauf, dass Händler Wettbewerber aktiv empfehlen oder Sonderkonditionen anbieten?" — Gezielte Nutzung für Marktbeobachtung.

Steuerung & KPIs

Kennzahlen, Reporting, Dashboards

KPI

Key Performance Indicator / Leistungskennzahl

Steuerung

Messbare Kennzahl zur Beurteilung der Vertriebsleistung. Im V-Sales System: Anzahl Aktivitäten pro Rep/Region, Outcome-Verteilung, Besuchsfrequenz pro Partnerkategorie, Vertriebsaktivitäten-Conversion-Rate.

KPIs werden im Echtzeit-Dashboard der Vertriebsdirektion angezeigt — ohne manuellen Export oder Verzögerung.

Management-Dashboard

Director View / Steuerungsansicht

Steuerung

Desktop-Ansicht, ausschließlich für die Vertriebsdirektion. Zeigt Echtzeit-KPIs, Aktivitäts-Übersichten nach Region, Vertriebsaktivitäten-Status-Kanban und den KI-Vorbereitungs-Feed.

Strikte Trennung vom Rep Mobile View — keine Überschneidung der Zugriffsrechte. Kein Cross-Access.

Rep Mobile View

Field App / Mobile Erfassungsansicht

Steuerung

Für Smartphones optimierte Ansicht, ausschließlich für Sales Reps. Ermöglicht Partner-Suche, Besuchs-Aktivierung und Aktivitäts-Erfassung mit minimalem Aufwand (Ziel: 2 Klicks + Diktat).

Zeigt ausschließlich für den Rep relevante Partner und aktive Maßnahmen — keine Rohdaten, kein Admin-Bereich.

Besuchs-Frequenz

Visit Frequency / Call Rate

Steuerung

Gibt an, wie regelmäßig ein Partner besucht wird. Wird über das Last Visit-Feld (Rollup) automatisch überwacht. Zu geringe Frequenz bei A-Partnern ist ein Steuerungs-Signal für die Vertriebsdirektion.

Frequenzziele werden je Partnerpotenzial-Klasse (A/B/C) festgelegt. System ermöglicht automatisierte Frequenz-Ampel ohne manuelle Analyse.

Go / Caution / Stop

Signal-Ampel / Pilot-Bewertung

Steuerung

Dreistufiges internes Bewertungssystem nach dem Requirements-Meeting. GO: Pilot startet wie geplant. CAUTION: Anpassungen nötig, aber lösbar. STOP: Kritisches Risiko, das den Pilot blockiert (z.B. aktives, genutztes CRM mit Überschneidungskonflikt).

Dient der internen Nachbesprechung des Implementierungs-Teams. Ergebnis bestimmt finales Deployment-Modell und Zeitplan.